项目管理的管理范围是什么?

 范围管理是为了确保项目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作,它主要涉及定义并控制哪些是项目范畴内的,哪些不是。

范围管理的基本内容包括:项目启动、范围计划编制、范围定义、范围确认、范围变更控制这五个要素。

由于项目启动比较独立,小编在此就不多说了,以下所讨论的是在确定项目启动后的工作,这些工作包括:范围计划编制、范围定义、范围确认和范围变更这四个的部分。

1、编制范围计划

想要管理好项目范围,首先就要做好计划,这不仅是对项目范围管理的要求,也是对整个项目管理过程的要求,在项目管理的39个过程中,有21个与计划有关(国外曾经有人对项目失败原因进行调查,其中计划被放到了首位,可见它在项目管理中的重要性)。

在这里首先强调的就是周密地做好范围计划编制。【范围计划编制】是将产生项目产品所需进行的项目工作(项目范围)渐进明细和归档的过程。做范围计划编制工作是需要参考很多信息,这些信息包括:产品描述、项目章程、约束条件、假定。

首先:

要清楚最终产品的定义才能规划要做的工作,这是一个渐进清晰的过程;

项目章程也是非常主要的依据,通常它对项目范围已经有了粗线条的约定,范围计划在此基础上进一步深入和细化;

约束条件是制约项目管理团队选择的因素,如资金、完成日期等等;

假定是被认为是真实、现实获确定的因素,项目团队需要经常验证所用的假定。

范围计划中应该包含哪些内容呢?不同的计划详尽程度自然不一样,一般来说要求包括:范围说明、详细依据、范围管理计划,其中范围说明和范围管理计划必须包含在内。

【范围说明】在项目参与人之间确认或建立了一个项目范围的共识,作为未来项目决策的文档基准。范围说明中至少要说明项目论证、项目产品、项目可交付成果和项目目标。

其中:

项目论证是商家的既定目标,要为估算未来的得失提供基础;

项目产品是产品说明的简要概况;

项目可交付成果一般要列一个子产品级别概括表。任何没有明确要求的结果,都意味着它在项目可交付成果之外;

项目目标是要考虑到项目的成功性,至少要包括成本、进度表和质量要求。而这部分在实际操作中的变化是最大的,也是最难规范的部分,项目经理经常要面对客户提出的这样或那样的项目成果,如何防止项目成果的不受控地不断增加是项目经理要认真考虑的主要问题之一。

项目目标应该有标志,如:成本、单位等;绝对的或相对的价值,如:于公元2000年10月13日前完成本产品的开发等。清晰的项目目标有助于项目的按要求完成,而不可量化的目标,如:客户的满意程度的提高等,则要承担很高的风险。

范围管理计划是描述项目范围如何进行管理,项目范围怎样变化才能与项目要求相一致等问题的。它也应该包括一个对项目范围预期的稳定而进行的评估,如:怎样变化、变化频率如何及变化了多少?范围管理计划也应该包括对变化范围怎样确定,变化应归为哪一类(当产品特征仍在被详细描述的时候,做到这点特别困难,但绝对必要)等问题的清楚描述。

2、范围分解

计划明确了,然而该做哪些事情似乎还是一把抓,因为完成项目本身是一个复杂的过程,必须采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的单元才能一目了然,最终得出项目的工作分解结构(WBS)。合适的范围分解对项目成功十分关键,当范围分解不恰当时,不必要地变更就不可避免地出现,很可能认为地造成返工、延长工期、降低团队士气等一系列不利的后果。

比较常用的方式是以目标为依据,以结构化思维的思考方法来构建WBS,第一层是大的项目成果框架,每层下面再把工作分解,这种方式的优点是结合进度划分直观,时间感强,评审中容易发现遗漏或多出的部分,也更容易被大多数人理解。项目管理工具P3、MS Project就可以自动为各个层次的任务编码。

3、范围确认

范围确认是很重要的,很多人认为这是一个走过场的形式,但实际上认真执行这部分的工作是对项目经理最好的保护,在这部分工作中项目经理会向主要项目干系人陈述整个项目的目标、需要的资源、完成的时间和项目的品质这些事关项目成败的内容,并得到这些干系人的认可,在清晰化这些问题后,日后在执行的过程中可以避免很多项目范围不确定性造成的争执。

4、范围变更

一个项目的范围计划可能制订的非常好,但是在这个瞬息万变的信息时代,想不出现任何改变几乎是不可能的。因此对变更的管理是项目经理必备的素质之一。变更并不可怕,可怕的是缺乏规范的变更管理过程。

范围变更的原因是多方面的,如用户要求增加产品功能、环保问题导致设计方案修改而增加工作内容等等。项目经理在管理过程中可通过范围变更控制系统来确保变更的是在受控的情况下发生;通过使用监督绩效报告来了解当前进展情况,分析和预测可能出现的范围变更;使用补充计划编制来对现有的计划进行修正。

只有确保有一套严格、高效、实用的变更程序,在发生变更时遵循规范的变更程序来管理变更,才能保证变更是在受控的范围内进行,并保证项目的顺利完成。

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