关于建筑工程工地例会

 在工程项目实施中,一般都会定期或不定期召开工地例会。工地例会对监理单位管理工程起着十分重要的作用。通常工地例会由项目总监理工程师或总监代表主持。例会开得好坏实际上也从一个侧面反映了监理公司与项目总监的水平。有的工地例会开得简要,主题明确,很有实效;有的工地例会开得拖沓、冗长,泛泛而谈,结果问题尚未解决,没有实效。作为项目总监,如何主持开好工地例会,如何充分发挥工地例会的作用,这是我们监理工作中的一个值得探讨的课题。笔者想就这个课题,结合自己怕实践经验,谈几点个人的体会。 

1、高度重视,提前准备会议内容 一般来说,参与工程建设的各方,如建设单位、施工单位等都比较重视工地例会,有的单位的领导也会出席会议。工地例会的重点是要检查工程施工过程中的进度、质量、安全文明、计量与支付等方面的情况,分析存在的问题,并针对这些问题提出改进措施,各方均应对会议所达成的决议遵照执行。工地例会开好了,能较好地推动工程向良性方向发展。因此,作为会议的组织者、主持人 项目总监就更应高度重视工地例会。实际上,主持召开工地例会与干好其他工作一样,只有在思想上重视了,才能达到预期的良好效果。 

为了开好工地例会,光有思想上的重视还不够,还有必要在会议之前作好充分准备。古人云: 凡事预则立,不预则废。 讲的就是要 不打无准备之仗。 项目总监在会议召开之前,至少应提前半天,专门安排一段时间来思考关于工程上的问题,准备会议内容。尽可能地考虑周全,既要对一周以来(或一段时间以来)的工作人一个简要小结,又要对未来的工作作适当的统筹安排,具备一定的前瞻性。要 想业主/施工单位之所想,急业主/施工单位之所急 ,并保持监理工作的独立性。这样才能获得业主和施工单位的尊重和佩服。 

作好会议准备工作,需要平时工作的积累。一周以来,工程上出现了哪些进度、质量、安全方面的问题,项目总监可用专门的会议准备记录本记录下来,平时思考工程上有哪些急需解决的问题,想到了哪些好主意,均可随时记录下来。项目总监还可通过召开监理部内部会议,与专业监理工程师交谈等方式了解工程情况,汇总工地例会上要解决的问题。此外,项目总监还应多下现场,了解工地进度、质量、安全等方面的第一手下素材;平常还应与建设单位、施工单位的现场主要管理人员多沟通,交谈,了解他们的想法,为工地例会的成功召开作好充分的准备。 

3、掌握主动,力求公正地阐明观点 《建设工程监理规范》明确要求,工地例会由总监理工程师主持。作为项目总监(或总监代表)应行使好《规范》中所赋予的职权,掌握主动性,控制好会议的方向与节奏,不要出现 跑题 和偏题的的情况发生.对于一时难以达成一致的问题屯不要纠缠不休,总监可要求召开专题会议或待条件成熟时再加以解决,对于建设单位或施工单位个别人 ___ 或 长篇大论 ,总监也可适时加以提醒或制止,以免会议冗长、低效。 

在会议的时间和内容安排上,总监也要掌握好,尽量让监理单位占据主动。例会的时间长短以一至二小时为宜。太短,不能充分阐明观点和解决问题,还给与会人员感到疲劳,不能集中精力效率不高。总监作为会议主持人,要第一个发言,讲好 开场白 。发言的内容可简要回顾自上次例会以来各项工作的开展情况,上次例会决议的落实情况,就目前工地存在的问题,提出应采取的主要措施等;发言的方式可简要地点出要点,也可适当地展开,既小结概括又抛砖引玉地提出主要议题。之后,可以安排施工单位发言,主要讲施工进度的落实、安排、质量、安全文明施工方面的具体措施以及提出需要协调解决的问题等;然后总监可安排专业监理工程师、总监代表发言,就施工单位的发言提出意见,指出工程中的主要问题,展开总监提出的议题等。之后由建设单位发言,重要答复应由建设单位解决的问题,并对工程提出进一步的要求。在此之中也可以相互之间进行一些讨论,达成一些共识。最后同总监作总结发言形成本次会议的决议。在形成决议的过程中,总监应落实各项内容的完成时间。会议自始至终,监理单位都应占据主动,发言的时间也应最长。 

监理单位发言要力求公正合理。总监应本着尊重_____、客观的原则来阐明自己的观点,既要多从建设单位的观点来考虑问题,又要维护施工单位的正当的合法权益。既不要____对待甲方,也不要以权压人对待乙方,始终保持公正、独立的态度。这样才能更好地赢得各方的尊重。 

2、制定规矩,提高会议效率 

召开工地例会,是一项较为严肃的监理工作,不能太随便。在工程开工之初,就有必要为会议制定一些 规矩 以提高会议效率。笔者以前也参加过一些这样的工地例会:有的会议开始了,但参与会议的人员却姗姗来迟;也有的会议参与的人员很多,却没有一个中心发言,大家你一句我一句,台上开大会,台下开小会(即台上有人发言,台下却有人交头接耳,窃窃私语);还有的会议,大家语言不统一,存在沟通困难的情况,有人讲方言或带浓重方言的普通话,而另一些人却听不懂,不知所云。这种工地例会都存在一些不正常的现象,效率很低。 

笔者为了克服这些弊端,提高效率,在某工程担任项目总监职务时,开工之初就向与会各方约法三章: 第一,参加会议的人员应相对固定,各方均应提交一份参会人员名单给监理单位,各单位都要有一名能基本作主的人员参加。凡由监理单位主持召开的会议一律不许迟到,违者无论何人每人一次罚款100元,并且迟到了20分钟以上者不许进入会场:第二,良好的沟通对各方都有利,为照顾来自不同地方的与会人员,例会上不允许讲方言;第三,例会上各方均应有一位普通话较为标准的现场主要技术或管理负责人作中心发言,其他人仅作补充发言。严禁在例会上开小会,不许交头接耳,窃窃私语。例会中还要求与会人员的____应调到震动档,打电话不能影响开会。 例会按这种规定执行下来,效果很好。这样做不但可以节约大家的时间,简要明了,还突出实效,而且在工程一开始,就给了业主一个好印象,建立起了一种信任感,同时也给了施工单位及其他各方一定的压力: 监理公司工作是认真的,大家也必须认真对待。  

4、严松适度,争取协调解决问题 

由于参加工地例会的单位较多,牵涉的会议内容也较广较深,一次例会不可能解决所有的问题更何况有些复杂工程的深层次问题也不是与会人员所能解决的。因此,总监在主持工地例会时要有的放矢,不可能面面俱到,而要善于抓住主要矛盾,突出重点, 抓大放小 。对于涉及到工程质量、安全的较大问题,应严肃认真地提出来,严格要求施工单位认真整改。对于工地上存在的细小琐碎甚至鸡毛蒜皮般的事情,就没必要放到工地例会上来说,这些事情应交待专业监理工程师平时多加观察,随时加以解决。对于施工单位或建设单位提出的一些小问题,总监也善意地要求会后由专业监理工程师协调解决,没必要就此深入探讨。 

另外,总监参加工地例会的语气和态度要轻松、自信、谦虚、要 胸有成竹 、 举重若轻 ,不时还根据会场情况幽默一回,使会议的气氛既严肃、又和谐、轻松。在这种气氛中与会各方也容易达成一致。 

会议的最终目的是为了解决问题,总监在主持会议时应牢记此点。要着意引导与会各方坦诚相见,平等相待,互相谅解,集思广益,力求找到建设单位和施工单位双方利益的 平衡点 ,促成各方友好协调,最终达成共识。 

5、做好记录,会议纪要应全面并及时发出  

在例会召开前,总监应指定监理部有专人参加会议并负责会议记录,要求其记录认真、全面、翔实。总监一边主持会议,一边自己也要做好记录。这样既要求自己在开会时能集中精力,认真倾听别人发言,又能为审核会议纪要提供资料依据。 

按照《建设工程监理规范》的要求,工地例会会议纪要由项目监理机构负责起草编写,并经与会各方代表会签。这项内容应引起项目总监的重视,因为各方达成一致的会议纪要可视为协议的一部分,各方都要遵照执行。做好了这项工作可减少日后的扯皮。 

会议结束后,总监要安排专人编写会议纪要,自己要认真审核。会议纪要的编写应注意内容全面,各方在会上的发言,提出的问题以及解决办法都应尽可能地概括进去。会议纪要整理出来后要及时提交与各方代表会签,经总监签字并加盖项目公章后尽早发出。一般从开会日期起算至发出会议纪要不要超过三天,以形成监理办事不拖沓、效率较高的良好形象。例会纪要也最好形成统一的格式,这点可根据各公司的具体规定而定。 

6、重抓落实,功夫在会外 例会开完,会谈纪要发出后,总监理工程师应重点抓会议决议的落实情况,要督促有关各方按照会议决议执行。总监也可对上次次例会达成的决议进行逐一检查,若未完成,可查找原因,并在下一次例会上继续跟踪检查,直到完成为止。根据笔者的经验,一般各单位都对监理跟踪检查例会决议的落实情况比较紧张和重视。比如,某项工作未落实完成,也说明了责任单位和责任人工作不力,他们也担心此事被其上级知晓而怪罪下来。因此,这种持续检查的方法会给有关单位形成压力,实际上这样也会加快解决问题的步伐。只要监理单位认真地履行职责,努力地工作了,建设单位就会欢迎,施工单位也会理解,只有这样,才能真正把工作搞好。 

总之,关于项目总监如何主持开好工地例会是监理工作中值得探讨的问题。以上也仅是笔者的一些个人体会,同时也为这项监理工作的开展提供了一些思想。从实践效果来看还是比较好的,笔者的这项工作也得到了监理公司和业主方的高度评价。当然,根据工程项目的不同,各公司管理方式的不同以及项目总监的性格特点、工作方法不同,还会有不少主持开好工地例会的方法。本文仅就这方面的工作做个有益的探讨,望同行指正。

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